Allgemein beschreiben Aufwendungen den Einsatz bzw. die zu erbringende Leistung zur Erzielung eines bestimmten Nutzens. Ausgedrückt wird es unter Anderem in Geldeinheiten, Arbeitsstunden oder materialbedarf etc.

Bezogen auf die Finanzbuchhaltung stellen Aufwendungen grundsätzlich den gesamten Verbrauch an Sachmitteln und Dienstleistungen eines Institutes innerhalb einer Rechnungsperiode dar, d.h. sie mindern das Eigenkapital.

Die Entstehung solcher Aufwendungen kann aus verschiedenen Gründen erfolgen. Hauptsächlich werden sie durch die Aktiv- und Passivgeschäfte und andere Dienstleistungen (= Betriebszweck) hervorgerufen. Auf Grund der unterschiedlichen Ursachen müssen Aufwendungen wie folgt unterteilt werden:

1) Ordentliche betriebliche Aufwendungen
Diese entstehen bei der betrieblichen Leistungserstellung, d.h. durch den eigentlichen Betriebszweck. Sie werden auch Zweckaufwand oder betriebsaufwand genannt.

Beispiele: Zins- und zinsähnliche Aufwendungen, Personalaufwand, Sachaufwand, Abschreibungen etc.

2) Neutrale Aufwendungen
Diese sind nicht für die betriebliche Leistungserstellung erforderlich. Hierbei muss man zwischen betriebsfremden und außerordentlichen Aufwendungen differenzieren.

2a) Betriebsfremde Aufwendungen
Diese Art steht in keinem direkten Zusammenhang mit dem Betriebszweck.

Beispiele: Spenden, Aufwendungen für betriebsfremde Grundstücke

2b) Außerordentliche Aufwendungen
Diese Form entsteht zwar auf Grund der betrieblichen Leistungserstellung, fällt aber entweder nur einmalig, unregelmäßig oder in einer anderen Rechnungsperiode (= periodenfremd) an. Es kann sich auch um Aufwendungen handeln, die durch eine Differenz zwischen der Finanzbuchhaltung und der Kosten- und Erlösrechnung (KER) entstanden sind.

Beispiele: Kursverluste, Steuernachzahlungen für Vorjahre, Abschreibungen in der FiBu höher als die verrechneten Abschreibungen in der KER

Grundsätzlich von den Aufwendungen eines Unternehmens ausgenommen sind Privatentnahmen und Kapitalherabsetzungen.