Alle am Zahlungsverkehr teilnehmenden Institute können durch die Bankleitzahl genau identifiziert und adressiert werden. Man kann sie in ihrer Funktion also in etwa mit einer Postleitzahl gleichsetzen. Möglich ist das deshalb, weil jede Niederlassung entweder eine eigene oder eine auf ihre übergeordnete Stelle ausgerichtete BLZ hat. Zudem ist jede einzelne BLZ in der bei der Deutschen Bundesbank geführten Bankleitzahlendatei gespeichert.

Die Regelungen zur Struktur der BLZ, den Grundlagen der Bankleitzahlenvergabe sowie zum Aufbau und zur Verwaltung der Bankleitzahlendatei sind in der Bankleitzahlen-Richtlinie festgehalten.

Im Aufbau richtet sich die Bankleitzahl nach einem dezimalen Ordnungsprinzip und umfasst in Deutschland genau acht Stellen. Anzugeben ist sie bei vielen Zahlungsverkehrsvorgängen wie Einrichtung eines Dauerauftrages oder Tätigen einer Überweisung. Jede Zahl oder Zahlenkombination hat dabei eine andere Funktion bzw. Aussage:

1. Stelle = Clearinggebiet
1. bis 3. Stelle = Ortsnummer (Bankplatz und Bankbezirk)
4. Stelle = Netznummer (Bankengruppe)
5. bis 8. Stelle = interne Niederlassungsnummer (ist frei wählbar durch die Kreditinstitute)

Das Clearinggebiet lässt sich dabei wie folgt unterscheiden:

1 = Berlin, Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern
2 = Bremen, Hamburg, Niedersachsen, Schleswig-Holstein
3 = Rheinland (Regierungsbezirke Düsseldorf, Köln)
4 = Westfalen
5 = Hessen, Rheinland-Pfalz, Saarland
6 = Baden-Württemberg
7 = Bayern
8 = Sachsen, Sachsen-Anhalt, Thüringen

Die Netznummern haben innerhalb der Bankleitzahl folgende Bedeutung:

0 = Deutsche Bundesbank
1 bis 3 = Kreditinstitute, soweit nicht in einer der anderen Gruppen erfasst
4 = Commerzbank
5 = Girozentralen und Sparkassen
6 und 9 = Genossenschaftliche Zentralbanken, Kreditgenossenschaften, ehemalige Genossenschaften
7 = Deutsche Bank
8 = Dresdner Bank