Die Rechtsgrundlage der FiBu ist § 238 Handelsgesetzbuch (HGB), in dem sowohl die Buchführungspflichten eines Kaufmanns als auch der Begriff „ordnungsgemäße Buchführung“ definiert sind.

Die zugeordneten Geschäftsvorfälle werden auf Konten gebucht und dokumentiert. Am Ende einer Rechnungsperiode, die einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr dauern kann, werden diese Konten abgeschlossen und die Salden ermittelt. Anhand dieser Konten wird eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellt. Einige Unternehmensformen, wie z.B. Aktiengesellschaften und GmbHs sind dazu verpflichtet, Bilanzen vorzulegen.

Man verwendet für den Begriff Finanzbuchhaltung umgangssprachlich mehrere Synonyme wie Finanzbuchführung, Geschäftsbuchführung, externe Buchführung, externes Rechnungswesen oder Buchführung bzw. Buchhaltung als allgemeinen Begriff.

Die Finanzbuchhaltung teilt man in Unternehmen dabei in drei Teilbereiche ein: die Debitorenbuchhaltung, die Kreditorenbuchhaltung und die Buchführung.

Die wirtschaftlichen Gründe der Finanzbuchhaltung sind, die Lage des Vermögens des Unternehmens jederzeit feststellen zu können, den geschäftlichen Erfolg laufend zu ermitteln und zu überwachen, um z.B. Zahlungsunfähigkeiten zu vermeiden, und alle Daten statistisch aufzubereiten und diese bei der Kosten- und Erlösrechnung zu verwenden sowie Planungsrechnungen durchzuführen.

Heute gestaltet sich die Finanzbuchhaltung sehr leicht. denn der Abteilung Finanzbuchhaltung in einem Unternehmen steht heute moderne Mandanten- und fremdwährungsfähige Buchhaltungssoftware zur Verfügung. Diese verfügt über Module wie ein Buchungsprogramm mit einer T-Konten-Darstellung sowie verschiedenen Auswertungen inkl. der Umsatzsteuermeldung. Aber auch der Inlands- und Auslandszahlungsverkehr kann mit dieser Software abgewickelt werden. Darüber hinaus enthalten sie auch eine Funktion für den Import von Bankauszügen sowie Lastschriftverfahren/ Bankeinzug. Weitere Inhalte sind das Kassenbuch, Cash-Management / Liquiditätsplanung, eine Budgetplanung, aber auch Module wie Rechnungs-Eingangsbuch und Kostenstellen-Rechnung für die Anlagenbuchhaltung.