Mit Hilfe der GuV werden der unternehmerische Erfolg und damit auch die Wirtschaftlichkeit des Betriebes ausgewiesen. Dieser Erfolg kann sowohl …

… positiv (= Gewinn; Bilanzgewinn) als auch
… negativ (= Verlust; Bilanzverlust)

ausfallen – je nachdem, ob die Erträge die Aufwendungen übersteigen oder eben umgekehrt.

Die Aufstellung der Gewinn- und Verlustrechnung kann sowohl in Staffel- als auch in Kontenform erfolgen, wobei im HGB die Staffelform vorgeschrieben wird.

1. Staffelform
- einzelne Positionen werden untereinander angeordnet
- fortschreitende Aufrechnung der Positionen

2. Kontenform
- Positionen werden unterteilt in Erträge (rechts) und Aufwendungen (links) in Kontoform aufgegliedert
- Aufrechnung der Salden beider Seiten (Sollsaldo = Verlust, Habensaldo = Gewinn)

Die Berechnung selbst kann laut dem HGB nach den folgenden zwei Methoden erfolgen, die sich vor Allem in den zu erfassenden Positionen differenzieren:

1. Gesamtkostenverfahren
- Umsatzerlöse
- Erhöhung oder Verminderung des Bestands an fertigen und unfertigen Erzeugnissen
- andere aktivierte Eigenleistungen
- sonstige betriebliche Erträge
- Materialaufwand (für Roh-, Hilfs-,Betriebsstoffe, bezogene Waren und Leistungen)
- Personalaufwand (Löhne, Gehälter, soziale Abgaben, Aufwendungen für Altersversorgung etc.)
- Abschreibungen
- sonstige betriebliche Aufwendungen
- Erträge aus Beteiligungen (aus verbundenen Unternehmen, anderen Wertpapieren etc.)
- sonstige Zinsen und ähnliche Erträge
- Abschreibungen auf Finanzanlagen und auf Wertpapiere des Umlaufvermögens
- Zinsen und ähnliche Aufwendungen
- Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit
- außerordentliche Erträge
- außerordentliche Aufwendungen
- außerordentliches Ergebnis
- Steuern vom Einkommen und vom Ertrag
- Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag

2. Umsatzkostenverfahren
- Umsatzerlöse
- Herstellungskosten der zur Erzielung der Umsatzerlöse erbrachten Leistungen
- Bruttoergebnis vom Umsatz
- Vertriebskosten
- allgemeine Verwaltungskosten
- sonstige betriebliche Erträge
- sonstige betriebliche Aufwendungen
- Erträge aus Beteiligungen
- Erträge aus anderen Wertpapieren und Ausleihungen des Finanzanlagevermögens
- sonstige Zinsen und ähnliche Erträge
- Abschreibungen auf Finanzanlagen und auf Wertpapiere des Umlaufvermögens
- Zinsen und ähnliche Aufwendungen
- Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit
- außerordentliche Erträge
- außerordentliche Aufwendungen
- außerordentliches Ergebnis
- Steuern vom Einkommen und vom Ertrag
- sonstige Steuern
- Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag

Abweichende und ergänzende Regelungen hinsichtlich der Aufstellung der Gewinn- und Verlustrechnung finden sich in den International Financial Reporting Standrads (IFRS).