Auf kaufmännischer Seite ist die gesetzliche Grundlage für den Jahresabschluss das Handelsgesetzbuch (HGB). Je nach Unternehmensform können die einzelnen Gesetze wie das GmbH-Gesetz (GmbHG) weitere Vorschriften festlegen.

Nach dem HGB besteht der Jahresabschluss bei Kaufleuten aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Für den Staat bildet er die Grundlage für die Besteuerung der Erträge des Unternehmens.

Bei Kleinunternehmern und Freiberuflern ist der Aufwand nicht ganz so groß. Hier reicht eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung, auch kurz EÜR genannt.

Jedes deutsche Unternehmen unterliegt der Buchführungspflicht. Grundvoraussetzung eines Jahresabschlusses ist stets das Inventar und die Inventur. Das Inventar stellt das Verzeichnis aller Grundstücke, Forderungen und Schulden, Betrag des Bargeldes sowie aller sonstigen Vermögensgegenstände dar. Mit der Inventur werden die aktuellen Werte dieser Positionen ermittelt und in die Bilanz übertragen.
Außerdem müssen alle Buchungen und Vorgänge auf Konten erfasst, abgeschlossen und in den Jahresabschluss übertragen werden.

Aufgestellt werden muss der Jahresabschluss bei Kapitalgesellschaften innerhalb von drei Monaten nach Beendigung des Geschäftsjahres. Außerdem muss er durch einen Anhang und durch einen Lagebericht ergänzt werden.