Eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), die am Ende eines Geschäftsjahres oder auch quartalsweise erstellt wird, erlaubt nur Aussagen darüber, in welcher Höhe ein Unternehmen in dem betreffenden Zeitraum Gewinne oder Verluste erwirtschaftet. Selbst wenn unter dem Strich ein großer Gewinn steht, kann das Unternehmen im Verlauf eines Jahres trotzdem in Liquiditätsschwierigkeiten geraten. Das gilt insbesondere für Firmen, deren Geschäfte stark saisonabhängig sind. In den schwächeren Quartalen können die laufenden Einnahmen und die vorhandenen Rücklagen unter Umständen nicht zur Deckung der laufenden Kosten ausreichen.

Solche Probleme bleiben in Gewinn- und Verlustrechnungen unberücksichtigt und mit der Kapitalflussrechnung hingegen werden sie sichtbar. Eine solche Berechnung lässt sich durch die Aufschlüsselung von Zahlungsströmen in der Rückschau exakt erstellen. Dazu müssen alle relevanten Zu- und Abflüsse berücksichtigt werden, die sich aus Aufwendungen und Erträgen ergeben. Anschließend hat man die Möglichkeit, die Liquiditätssituation der Firma zu einem beliebigen Zeitpunkt nachzuvollziehen.

Noch wichtiger als die Vergangenheitsrechnung ist allerdings die so genannte prospektive Kapitalflussrechnung. Sie enthält geplante Einnahmen und geplante Ausgaben und ist somit ein wichtiges Instrument für die Kontrolle der Zahlungsfähigkeit in der Zukunft. Eine solche zukunftsweisende Kapitalflussrechnung wird auch Finanzplan genannt.