Wenn ein Wirtschaftsgut aus dem Anlagevermögen neu gekauft werden muss, entstehen Wiederbeschaffungskosten. Wenn man nicht genügend Abschreibungsvolumen aus dem alten Wirtschaftsgut angesammelt hat, können nicht über den Aufwand die benötigten Mittel entnommen werden.

Beispiel:
Eine Kettensäge wird über 5 Jahre abgeschrieben. Sie geht aber nach 3 Jahren bereits kaputt. Kalkulatorisch wurde jedoch die Abschreibung auf 5 Jahre berücksichtigt, so dass die Mittel noch nicht für eine Wiederbeschaffung reichen würden, wenn die Kettensäge aus den Büchern ausgetragen wird. Deshalb muss der Geschäftsführer bzw. –inhaber oder die Leitung des Unternehmens dafür Sorge tragen, dass aus den versteuerten Gewinnen eine Rücklage für diese Substanzerhaltung gebildet wird. Diese nennt man Substanzerhaltungsrücklage.

Rücklagen für die Ersatzbeschaffung bzw. Substanzerhaltung dürfen aber nicht gebildet werden, um den Gewinn und damit die Steuerlast künstlich zu senken. Auffällig ist das besonders dann, wenn die Rücklagen enorm hoch angesetzt werden. Nach einer Prüfung durch das Finanzamt kommt es in diesem Fall dazu, dass dieser Posten ersatzlos gestrichen wird und der volle Gewinn eingerechnet wird.

Bereits 1980 hat der BFH (Bundesfinanzhof) in einem entsprechenden Urteil so entschieden (BFH-Urteil vom 17.1.1980 (IV R 156/77) BStBl. 1980 II S. 434). Damit hatte die eingelegte Revision des betroffenen Unternehmens keinen Erfolg.