Eine genaue Abgrenzung, welche Aufwendungen der Verwaltungskostenposten umfasst, ist schwer. Grundsätzlich sind sie streng von den Produktions- bzw. Herstellungs-(z.B. Materialkosten etc.) und Vertriebskosten (z.B. Frachtkosten etc.) abzugrenzen. Zu den Verwaltungskosten können beispielsweise die folgenden dazu gezählt werden:

•    Kosten des Verwaltungspersonals
•    Verbandsbeiträge
•    Prüfungskosten
•    Beleuchtung und Heizung
•    Miete und Pacht
•    Bürobedarf
•    Postgebühren (Porto), Telefon
•    Reisekosten
•    Werbungskosten
u.s.w.

Die Position der Verwaltungskosten spielt demnach besonders in der Betriebswirtschaftslehre und speziell der Gewinn- und Verlustrechnung eine Rolle, da es sich um Aufwendungen handelt, die den steuerpflichtigen Unternehmensgewinn mindern. Gemäß Handelsgesetzbuch (HGB) darf die GuV-Rechnung in Staffelform entweder nach dem Gesamtkostenverfahren oder nach dem Umsatzkostenverfahren aufgestellt werden. Nutzt man die zweite Variante, sind hier beispielsweise auch die „Allgemeinen Verwaltungskosten“ mit auszuweisen. Beim Gesamtkostenverfahren zählen sie hingegen in den Punkt „sonstige betriebliche Aufwendungen“.